SUMS. Manual de uso. Contratos y Nóminas

El último servicio que hemos lanzado hasta el momento es el de contratos y nóminas, en adelante servicio contratos. Llamado así por su principal utilidad, aunque también se puede usar para otros menesteres. Básicamente es un documento pdf que se muestra mediante imágenes, una por página, en el móvil del usuario (compatible con Windows Phone, iPhone y Android, nav. Google Chrome). Lo interesante de este servicio es la posibilidad que da al usuario de firmarlo dando su conformidad a lo expuesto en el mismo, ya sea mediante una confirmación general o plasmando su rúbrica en las distintas firmas establecidas a lo largo del documento.

Características especiales del servicio contratos

En el resto de servicios, la identificación de los usuarios se lleva a cabo mediante su IP. A priori, esto puede parecer problemático si dos usuarios acceden a un mismo servicio desde la misma IP. Esto nunca ha supuesto un problema de protección de datos ya que la información de dichos servicios no es confidencial, es más promocional que de otro tipo. Pero sí podría ocasionar, en determinadas situaciones, conflicto en el uso de un servicio. Aunque nada de difícil solución por parte del usuario. Si un usuario, por ejemplo, quiere contestar una encuesta que ya ha sido contestada con la IP de la cafetería dónde se encuentra, sólo tiene que desactivar el wifi de su dispositivo móvil y activar su red de datos propia. Ninguno de nuestros servicios tiene un abusivo uso de recursos de internet, por tanto, creemos que esta forma de identificación, no supone un problema realmente importante.

Sin embargo, en el caso en el que nos encontramos, la información que se transmite si puede ser personal y confidencial, por tanto, no interesa que otro usuario que esté conectado a la misma red wifi pueda ver la nómina o el contrato que se está enviando al primero. Debido a esto, hemos optado por cambiar el sistema de identificación para este servicio. Ahora el usuario deberá identificarse mediante un campo identificativo y una clave en un logue previo a la visualización del documento. Campos a configurar en la creación del servicio.

Es importante remarcar esto antes de comenzar ya que aparecerán conceptos relacionados a lo largo de este manual.

Crear Contratos

Para añadir un nuevo contrato o nómina desde Afilnet debe acceder al menú Servicios -> Nuevo contrato / nómina

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En el formulario aparecen los siguientes campos:

  • Nombre, nombre del contrato. No aparecerá en la visualización del mismo, pero si en el login para acceder a este y en la lista de servicios.
  • Seleccionar archivo. Documento pdf a presentar.
  • Visualización directa del documento. Si marca esta opción, el servicio consistirá únicamente en la visualización del documento sin ninguna opción de firma. Si se marca esta opción, las siguientes carecerán de validez.
  • Contiene campos firma. Si queremos presentar el documento con firmas a lo largo del mismo para que el usuario pueda firmarlas con su dedo antes de dar su confirmación final, tendremos que marcar esta opción. En este caso el botón “Añadir Documento” cambiará su valor por “Ubicar campos firmas” y nos llevará a un último paso antes de crear el servicio en donde estableceremos el tamaño y posición de cada una de las firmas. Lo explicaremos más adelante. En cambio, si no se marca, el servicio se creará directamente y en la visualización del mismo no aparecerán firmas. En ambos casos, siempre habrá un botón en la esquina superior izquierda de la pantalla, con el dibujo de una pluma, para confirmar definitivamente el servicio.
  • Difusión general. En función del tipo de documento de que se trate y de su contenido, este será enviado a un único usuario o a varios a la vez. Por ejemplo, una nómina es un documento único, válido para un único usuario. Sin embargo, un contrato en el que se acepten las condiciones de uso de un servicio, si será enviado a muchos usuarios distintos. Así pues, elegir esta opción significa establecer un campo identificativo que sirva para distinguir a los usuarios a los que enviar el servicio. Si sólo se va a enviar a uno, lo ideal es dejar esta opción desmarcada. Al pinchar sobre ella, aparece una nueva entrada en el formulario para elegir dicho campo identificativo. Puede ser el DNI, el nombre y los apellidos, un correo electrónico, el número de teléfono u otro, en cuyo caso habrá que escribir cuál.
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  • Clave única. En ambos casos, ya sea difusión general o específica, ya haya un campo identificativo o no, los usuarios tendrán que establecer una clave para acceder al documento. Esta clave puede ser elegida por ellos mismos o establecida previamente por el administrador al crear el servicio. En este caso, habrá que marcar esta opción, especificar cuál será la clave y recordarla para darla posteriormente a los usuarios. Una vez introducida en el sistema, esta será encriptada y no se podrá obtener, sólo podrá ser modificada o eliminada. Bien modificando el servicio antes de publicarlo o modificándola, una vez sea público y haya sido visualizado por algún usuario, desde el menú estadísticas, como veremos posteriormente.
  • Añadir Documento, para crear y añadir el contrato a la lista de servicios. Tenga en cuenta que el proceso de transformar el pdf en imágenes puede tardar un tiempo. Desde unos pocos segundos si tiene dos o tres páginas hasta varios minutos si es muy extenso.
  • Ubicar campos firma, para especificar el tamaño y posición de las firmas, si procede.

Este servicio no se crea como público. Por tanto habrá que publicarlo desde la lista de servicios antes de enviarlo a los clientes. Una vez público, ya no se podrá modificar.

Normalmente no explicamos la modificación de un servicio porque los campos que aparecen en la interfaz de modificación son prácticamente los mismos que en la creación del servicio. Sin embargo este servicio tiene una pequeña peculiaridad. Al modificar un servicio contrato, no se puede cambiar el documento en cuestión. No tiene mucho sentido que un documento con firmas establecidas cambie su contenido manteniendo la posición de las mismas. Además, se entiende que al cambiar el documento, cambia el servicio totalmente. Así pues, si necesita otro documento, cree un servicio nuevo. En cambio, si podrá cambiar el resto de opciones, las firmas, las opciones de confirmación y visualización, la difusión y el campo identificativo.

Ubicar campos firma

Si se ha elegido la opción “Contiene campos firma”, la creación del contrato nos llevará a una nueva interfaz de usuario donde colocar las firmas indicando el tamaño y posición de cada una de ellas en el documento.

Esta nueva interfaz contiene los siguientes apartados:

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  • Elija una página. Desplegable para elegir una página donde colocar firmas.
  • Canvas. Debajo del menú desplegable anterior hay un espacio donde se visualiza la página elegida. Un canvas donde trabajar con dicha página. Esta se puede desplazar hacía arriba, abajo, izquierda o derecha,  para enfocar la parte de la misma que nos interese pinchando sobre ella y arrastrándola con el ratón. También se puede aumentar y reducir el zoom con los botones más y menos que aparecen en la esquina superior izquierda.
  • Nueva firma, botón que al ser accionado nos proporciona una firma en forma de rectángulo sobre el canvas anterior. Hasta que esta no sea fijada en algún lugar concreto de la página o bien, sea cancelada, no se podrá pinchar sobre él otra vez para colocar una nueva firma.
  • Firma, cada firma no es más que un rectángulo blanco con cierta transparencia y un borde gris cuya posición y tamaño se pueden variar pinchando y arrastrando sobre ella o sobre sus lados (derecho y abajo), respectivamente. Contiene un botón redondo con un aspa blanca en su esquina superior izquierda para cancelarla en cualquier momento.
  • Fijar firma, botón para colocar una firma una vez elegidos su tamaño y posición sobre la página. Al hacer clic sobre él, la firma que hubiera activa desaparecerá y en su lugar se mostrará un dibujo en representación de esta, de igual tamaño y posición. Como se observa, aparece un número en el centro de la misma, dentro de un círculo gris. Este representa su orden. Por ejemplo, si es la segunda firma que se fijó en la página, aparecerá el número dos en ella.
  • Eliminar firma. En conjunto con el menú desplegable que aparece a su izquierda, este botón, nos permite eliminar una firma ya fijada. El dibujo correspondiente desaparecerá de la página y se reducirá en uno el orden de las firmas establecidas posteriormente. Antes de eliminar cualquier firma, aparecerá un mensaje de confirmación para no eliminarla directamente, por si hubiera sido un error.
  • Eliminar firmas página 1. Para eliminar todas las firmas de la página en la que nos encontremos, en el caso de la imagen, la página 1.
  • Eliminar todas las firmas. Para eliminar todas las firmas fijadas del documento.
  • Añadir documento. Finalmente, una vez que todo esté a nuestro gusto, añadimos el servicio con sus firmas a la lista de servicios.

Estadísticas de los contratos

Si es un contrato de visualización directa, sus estadísticas no tendrán ninguna peculiaridad con respecto al resto de servicios. En cambio, si no lo es, tendremos una serie de diferencias que explicaremos a continuación. Comenzaremos por la tabla que aparece al principio.

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  • DNI de los usuarios o cualquier otro campo identificativo en caso de que la difusión sea general.
  • Cambiar clave. Pequeño formulario, uno por fila, para cambiar la clave del usuario correspondiente, en caso de que este se haya logueado alguna vez y no la recuerde. La identificación del usuario para proceder al cambio de su contraseña, así como la responsabilidad de cambiarla recae sobre el administrador del servicio. En el caso de que el servicio contenga una clave única e idéntica para todos los usuarios, sólo habrá un formulario de cambio de contraseña y estará arriba de la tabla. Nuevamente, dependerá del administrador la decisión de cambiarla o no. Según las circunstancias que se den esto puede ser una solución si se ha olvidado la clave (recuerde que esta no se puede recuperar porque está encriptada) o un perjuicio si algunos usuarios la usan ya y no se les notifica el cambio.
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  • Firmado, sí o no en función de si el usuario ha confirmado el documento o sólo le ha echado un vistazo.
  • Fecha de firma.
  • Firmas. Enlaces para la visualización del documento firmado o descarga del mismo en pdf.

El enlace “Stats Documento”, tercer enlace de arriba de la tabla, mostrará el gráfico con el número de veces que el documento ha sido firmado por usuarios distintos cada hora desde la primera firma.

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